cmdInvoiceMail: Rechnungseingang per E-Mail

Mit dem Steuervereinfachungsgesetz vom 1.11.2011 wurde die Möglichkeit, Rechnungen per E-Mail zu versenden, erheblich vereinfacht, ohne dass der Vorsteuerabzug gefährdet ist.

Beim elektronischen Rechnungseingang per Email werden die Rechnungen in Form von digitalen Dokumenten an ein Email-Konto (z.B. invoice@firma.de) gesendet. Beim Start von cmdINVOICEMail werden die Rechnungen mit einem eindeutigen Barcode versehen und an I.R.I.S. Xtract zur Erkennung und Weiterbearbeitung in cmdINVOICE geschickt. Ist cmdINVOICE noch nicht installiert, wird die Rechnung unter der Barcodenummer sofort archiviert und in die Fibu weitergeleitet. 

Wird die Rechnung unter der eindeutigen Barcodenummer in oxaion erfasst, so können die Indexwerte im Archiv nachträglich über das Barcodeszenario angepasst werden. Ausdrucken, Barcode aufkleben, Einscannen für das Archiv entfällt. 

Schickt der Lieferant die Rechnungsdaten in einem xml-Format mit, so kann die Vorerfassung in oxaion automatisch von dem Tool durchgeführt werden. Treten bei der gesamten Verarbeitung Fehler auf, werden die fehlerhaften Emails in das Verzeichnis „Fehlerhafte Emails“ verschoben, und es wird eine Benachrichtigungsmail an eine verantwortliche Person gesendet. 

Die Emails können anhand des Absenders gefiltert werden, nur Lieferanten, mit denen dieses Verfahren bilateral vereinbart wurde, werden bearbeitet, die restlichen Emails landen als Fehler und müssen manuell bearbeitet werden. 

Bei der Frühen Archivierung werden die Rechnungen zusammen mit dem Email-Dokument (als PDF umgewandelt) in ihrem Archivsystem archiviert (Schnittstelle muss vorhanden sein). Einziger und eindeutiger Index ist der Barcode. Für EASY ENTERPRISE und Infostore ist dies Bestandteil des Leistungsumfanges, andere Archive können angepasst werden. 

cmdINVOICEMail sichert während des gesamten Programmablaufs, alle verarbeiteten Emails und deren Rechnungs-Anhänge und sorgt jederzeit für eine erneute Verarbeitung. 

Ihre Vorteile:

  • Rechnungen werden von definiertem Postfach abgeholt und für die Weiterverarbeitung vorbereitet
  • Rechnungen werden in den Formaten PDF und valider XML erkannt und verarbeitet
  • Beliebig viele Rechnungen pro E-Mail können verarbeitet werden
  • Filterung der Absender für eine reibungslose Verarbeitung und Schutz vor Spam-Mails
  • Hoher Ausfahlschutz durch permanente Sicherung der Zwischenstände und Dokumente
  • Der Verarbeitungsstand der Rechnung ist immer ersichtlich, da die Rechnung je nach Status verschoben wird
  • Schnittstellen zu den Lösung Xtract von Iris für die Analyse und zu EASY ENTERPRISE.x und EASY ENTERPRISE.i sowie Infostore für die Archivierung bereits vorhanden
  • Ideal als Vorstrecke für den Import in ein ERP-System oder den Eingangsrechnungsworkflow-Lösung cmdINVOICE